Planung: Kundenzufriedenheit und Gegebenheiten einer Blechindustrie in Einklang bringen

Die Hersteller, insbesondere jene des Blechsektors, unterliegen Einschränkungen hinsichtlich Produktionszeitraum, die bereichsübergreifend sämtliche Abteilungen des Unternehmens betreffen: den Außendienst, die Kostenplanung oder das Projektmanagement, die Produktion, die Buchhaltung, etc.

Die Planung ist nach wie vor die Schwachstelle und dies gleichfalls für Unternehmen, die über PPS und EPR verfügen.

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Die Planungssysteme sind oft sehr starr und Werkzeuge wie Excel oder eine einfache Tabelle reichen nicht, um den Produktionsfluss zu verwalten.
In der Tat kann ein starres Planungssystem nicht in Echtzeit aktualisieren und sich im Falle von unerwarteten Ereignissen wie beispielsweise der Ausfall einer Maschine oder der Eingang eines dringenden Auftrags auch nicht anpassen.

Über die internen Konsequenzen des Unternehmens auf den Prozess und den Produktionsfluss hinaus wirken sich Planungsprobleme direkt auf die Zufriedenheit der Kunden oder Interessenten aus: Lieferverzug, mangelnde Sichtbarkeit, Erteilung eines zu ungenauen Liefertermins bei Erstellung des Kostenvoranschlags, etc. So verlieren bestimmte Unternehmen Kunden, weil sie eine Lieferungsplanung nicht bestimmt und präzise beantworten können. Und so stehen sie plötzlich mit anderen Subunternehmern im Wettbewerb, die besser organisiert sind und ein Zeitfenster für die Lieferung angeben können.

• Wie sollten in diesem Kontext die verschiedenen Produktionsvorgänge also in Übereinstimmung mit den Lieferfristen geplant werden?
• Wie sollten realistische Produktionszeiten bemessen werden, um neue Kunden gewinnen zu können?
• Wie sollten Informationen zur Produktion geteilt und jedem in der Firma sowie dem Kunden zugänglich gemacht werden?

Zur Erstellung dieses Artikels stützt sich Metal-Interface auf die Erfahrung von Fouad Benayad, Vertriebsleiter des Unternehmens Lantek.
 

Das Ziel ist es, eine genaue Vorstellung der momentanen Produktion zu haben, damit wir die Planung in Echtzeit anpassen können. So können sämtliche unvorhergesehenen Ereignisse umgehend verwaltet und dadurch ihre Auswirkung auf die Lieferfristen und auf die Belastung sämtlicher Produktionsbereiche optimiert werden. Fouad Benayad fügt hinzu: „Dieses Konzept der Planung ermöglicht es, darüber hinaus die tägliche Auslastung der Maschinen zu maximieren.“

Die Planung ist eine theoretische Schätzung. Sie berücksichtigt die bekannten Elemente im jeweiligen Moment und kann dann entsprechend neuer Ereignisse neu angepasst werden. Und genau diese Neuanpassung ist das Heikle daran, da zuerst zahlreiche Informationsflüsse gesammelt und dann verarbeitet werden müssen.  Beispielsweise „kann beim Schneiden oder Abkanten von Werkstücken ein Problem auftreten, das wesentlich längere Produktionszeiten verursacht. In einem solchen Fall muss das Planungssystem nicht nur die Produktionsplanung neu anpassen, sondern auch die Produktionszeiten für zukünftige Fertigungsaufträge desselben Werkstücks berücksichtigen.“

So impliziert das Management der Planung die vorhergehende Bewältigung der Informationsflüsse und der Vorfälle sowie deren Speicherung und Analyse wie beispielsweise:

• das Maß und die Registrierung der Produktionszeiten verschiedener Arbeitsbereiche: Schneiden, Schweißen, Abkanten, etc.
• das Vergleichen von Produktionszeiten eines Werkstücks oder eines Fertigungsauftrags hinsichtlich Voranschlag,
• die Lagerkontrolle insbesondere bezüglich verschiedener Blechnuancen, Stärken und Formate,
• Rückverfolgbarkeit, wenn die Daten jeden Produktionsbereich umfassen und alle Systeme des Unternehmens miteinander verbunden sind, ist die Planung viel einfacher und die Prozessautomatisierung wird möglich.
• Digitalisierung zur Erfassung von Auslastung, Effizienz und tatsächlicher Kapazität jeder Linie.
   

Die Beziehung zwischen dem Auftraggeber und seinem Subunternehmer der Blechindustrie basierte lange auf dem Vertrauen und dem Servicegedanken. Tatsächlich wandte sich ein zufriedener Kunde oft an denselben Lieferanten/Partner.
Heute zögern die Käufer nicht, sich länger beraten zu lassen, insbesondere bei neuen Projekten. Die Produktionsdauer ist daher ein kennzeichnender Aspekt, der möglicherweise einen erhöhten Preis aufwiegen kann.

Als Beispiel berichtet Fouad Benayad von den Äußerungen eines Feinblechherstellers: „Wir haben gelegentlich Kunden, die uns sagen, dass unser Angebot zurückbehalten worden wäre, wenn wir unseren Kostenvoranschlag 24 Stunden eher eingereicht hätten oder wenn wir kürzere Lieferfristen für die Produktion von Werkstücken bieten hätten können. Der Preis kommt manchmal an zweiter Stelle!“

So wird der Kundenakquisition für Subunternehmen in den Sektoren Blech, Metall- und Kesselbau anhand von drei Punkten besondere Aufmerksamkeit geschenkt:

• ein Kostenvoranschlag innerhalb kürzester Zeit,
• eine genaue Berechnung der Kosten,
• und ein bereinigter Liefervorschlag.

Um diese Probleme zu lösen, kann sich der Subunternehmer auf Kostenvoranschlagssoftware stützen, muss jedoch auch in der Lage sein, eine der Realität angepasste Planung zu führen.
So können Kostenplaner und Vertriebsmitarbeiter ihren Kunden eine präzise Lieferfrist bieten, die nicht auf einer ungefähren Schätzung beruht, sondern auf der Analyse von zahlreichen Unternehmensdaten: Produktionszunahmen, Auslastung der Maschinen, Lagerbestände, usw.
 

Die Mehrheit der Planungsprobleme von Unternehmen basiert auf einer unzureichenden Kommunikation; einerseits unter den Mitarbeitern, andererseits unter den Maschinen und den verschiedenen Informatiksystemen.

Die Planung muss also allen, sowohl im Unternehmen als auch den Kunden dienen, um:

• die richtige Information zur richtigen Zeit der richtigen Person bereit zu stellen,
• den Stand einer Produktion verfolgen zu können, um dem Kunden eine genaue Antwort zu liefern,
• über Werkzeuge zu verfügen, die eine gewisse Flexibilität hinsichtlich der Abfrage von Informationen ermöglichen (Mobiltelefon, Tablet, Computer, digitale Steuerung von Maschinen, etc.).

Und Fouad Benayad erklärt: „Stellen wir uns die Herstellung eines Werkstücks mit drei Bearbeitungsphasen vor: Schneiden, Abkanten und Schweißen. Wird der Bediener der Abkantmaschine darüber informiert, wenn die vorhergehende Schneidephase abgeschlossen ist oder diese mit einer Verzögerung voranschreitet, gewinnt er Zeit und kann ein anderes Projekt vorwegnehmen.“  

Diese Verstärkung an Reaktionsfähigkeit ist in einem Produktionsbereich, der sich innerhalb eines Tages verändern kann, nötig.

„Die Echtzeitplanung verflüssigt die Gesamtkommunikation des Informationssystems. Von den Bedienern an den Maschinen, über das Konstruktionsbüro bis hin zu den Vertriebsmitarbeitern vor Ort: All diese Akteure sind in der Lage, jederzeit und sehr genau auf den Zustand eines Kundenauftrags zu reagieren. Und im Falle einer Verzögerung verfügt der Subunternehmer über Informationen, um eine Alternativlösung wie beispielsweise eine Teillieferung zu bieten. Der Werkstattleiter wird umgehend über die kleinste Verzögerung informiert und kann dementsprechend schnell reagieren.“
 

Planung ermöglicht das Organisieren der Fertigung, um jeden Fertigungsauftrag innerhalb des vorgegebenen Zeitraums fertig zu stellen. Ohne ein stetiges Überprüfen der Lieferfristen basierend auf der Produktion des Unternehmens wird die Planung zu einer „theoretischen“ Basis, die sich mehr und mehr davon entfernt, was wirklich in der Werkstatt passiert.

Um gar nicht erst vor so einem Hindernis zu stehen, muss die Planung auf einer effizienten Echtzeitverwaltung von Produktionsdaten gründen. Dies ermöglicht es, eine permanente Neuanpassung der Produktionsplanung (Neuorganisation von Fertigungsaufträgen im Falle eines Verzugs, direkte Informationen über das Konstruktionsbüro oder auch die Vertriebsmitarbeiter vor Ort an den Kunden, etc.) zu gewährleisten und mit den Gegebenheiten in der Anlage übereinzustimmen.

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